Las organizaciones manejan tantas amenazas a la seguridad sobre suss datos que los sistemas de respaldo y recuperación siguen siendo aspectos esenciales de la protección de datos. El tiempo durante por el cual se deben conservar los datos,  sigue siendo hoy  una pregunta que la industria continúa haciendose. La retención de datos describe el almacenamiento continuo de los datos de una organización por razones comerciales o de cumplimiento legal; los estándares y la legislación de la industria pueden exigir la retención de datos a largo plazo. La mayoría de las organizaciones mantienen la información desde los primeros días hasta ahora pero sin embargo, no todos los datos son beneficiosos para la actividad diaria de la empresa.  Establecer carpetas con un período de retención, ayuda a que el almacenamiento se use de manera correcta.